Microsoft SAM Überprüfung – Microsoft verlangt Selbstauskunft - muss ich Auskunft geben? 

In den vergangenen Wochen kamen vermehrt Fragestellungen zum Thema „Microsoft SAM Überprüfung (SAM = Software Asset Management) – Microsoft verlangt Selbstauskunft“ auf. 

 

Hier möchte ich helfen aufzuklären und zu informieren.

Im Fokus stehen hierbei nicht nur Industriekunden mit Volumenverträgen sondern auch Öffentliche Auftraggeber, sowie Unternehmen aus dem Segment Healthcare und F&L. 


Gefragt wird oft, darf Microsoft das überhaupt – muss mein Unternehmen bzw. unsere Kunden Auskunft geben?


Wenn wir die Lizenzbestimmungen (Product Use Rights & Online Services Terms) von Microsoft genau durchlesen, unter der wir bei der Installation das Häkchen „ich stimme zu“ machen, dann erkennen wir, dass Microsoft berechtigt ist, diese Prüfungen durchzuführen und wenn notwendig auch Prüfer Vor-Ort einzusetzen. 


Weiterhin darf man nicht nur davon ausgehen, dass eine Unterlizensierung abgeprüft wird, sondern ein heikles Thema sind auch Falschlizensierungen. 

Wir alle wissen, dass bei dem Lizenz Wirrwarr, bei den unterschiedlichen Lizenzbezugsquellen und Lizensierungsmöglichkeiten leicht ein Fehler passieren kann …. 


Auch ist der Fragebogen, den Microsoft zur Selbstauskunft bereitstellt sehr komplex. Man beantwortet nach bestem Wissen und Gewissen eine Frage, die man nicht ganz versteht oder bei der man sich nicht sicher ist - und „ein Fehler“ zieht sich wie ein roter Faden durch den Fragebogen, was wiederum viele Rückfragen durch den Hersteller mit sich bringt. 


Microsoft geht bei den SAM Überprüfung/Selbstauskunft wie folgt vor:

Es wird per Mail eine Aufforderung zur Abgabe einer Softwarebilanz verschickt.

Erfolgt keine Reaktion, dann kommt einige Wochen danach eine Erinnerung mit einer Fristsetzung und dem Hinweis einer kostenpflichtigen Vor-Ort Überprüfung durch Prüfer, die von Microsoft beauftragt werden – die Kosten sind vom zu prüfenden Unternehmen zu tragen. 

Erfolgt wiederum keine Reaktion oder besteht ein begründeter Zweifel an der Auskunft, dann kommt ein drittes Schreiben, in dem der Prüfungstermin mitgeteilt wird.

Ab dann wird es aufwendig und mitunter sehr teuer. 


Die Prüfung erfolgt durch die KPMG. Diese tritt in Prüfteams auf, die dann innerhalb einiger Tage für Microsoft die Lizenzüberprüfung vor Ort vornimmt. 

Der Nachteil hierbei ist, dass die Prüfung nicht oder nur schlecht durch den Kunden oder das betreuende Systemhaus begleitet werden kann. 


Findet die KPMG eine Unterlizenzierung von mehr als 5% vor, werden dem überprüften Unternehmen die Prüfungskosten in Rechnung gestellt. 


Mein Tipp daher: 

Bevor Microsoft eine Aufforderung zur Selbstauskunft schickt oder spätestes sobald diese Aufforderung vorliegt, sollte ein unabhängiger SAM Consultant mit der Erstellung einer allumfassenden Softwarebilanz beauftragt werden, die sowohl von Microsoft, als auch den anderen Softwareherstellern akzeptiert wird. 


Diese Softwarebilanz sollte zur Einführung eines Lizenzmanagements genutzt werden. 


Durch diese Vorgehensweise ergibt sich nun der Effekt der Kostenoptimierung statt der Bezahlung von „Strafgeldern“ durch Unter- oder Falschlizensierung und nachträglichen Lizenzierungskorrekturen. 


Ein Software Asset Management schont nicht nur die Nerven sondern auch den zukünftigen Geldbeutel denn SAM bedeutet: 

  • Kosteneinsparung - durch Optimierung bestehender und künftiger Investitionen
  • Risiken vermeiden - durch Gewährleistung von Rechtskonformität, Einhaltung von Lizenzverträgen und Schließung von Sicherheitslücken 
  • Transparenz – bei der Neubeschaffungen und Verwaltung aller Ressourcen

Für Fragen, Infos oder weiterführende Kontakte stehe ich sehr gerne zur Verfügung – ich freue mich von Ihnen zu hören.


Mit den besten Grüßen

 

Heike Conte

Anmerkung:


Bereits eine Risikoanalyse verschafft Ihnen einen Überblick über Ihre Lizenzsituation.


In der Risikoanalyse befassen wir uns mit der aktuellen Lizenzierungssituation einzelner Hersteller oder Ihres gesamten Softwareportfolios. Schwachstellen in der Beschaffung und Nutzung der Software werden so aufgedeckt. 


Als Ergebnis erhalten Sie eine Dokumentation der erkannten Optimierungspotentiale und Hinweise zur Risikominimierung

Kommentar schreiben

Kommentare: 0